Основные правила разработки регламента можно выразить в шести принципах. Расскажем о них подробнее.
Принцип законности получения, обработки и хранения необходимой информации о контрагенте
Действия по проверке контрагента не должны противоречить закону. Поэтому рекомендуем пользоваться только открытыми источниками и официальными сервисами, которые не вызывают сомнений с точки зрения легальности. Покупка баз данных, оказавшихся в открытом доступе из-за утечки, может привести к штрафным санкциям.
Если вы запрашиваете паспортные данные ИП или директора, подробную информацию о сотрудниках, стоит попросить их оформить согласие на обработку персональных данных. Персональную информацию нужно тщательно хранить и не передавать другим. Если ведете аудиозапись встречи с контрагентом или видеосъемку предприятия, предупредите об этом заранее.
Иногда контрагенты передают сведения, составляющие коммерческую тайну. Такие данные распространять нельзя. За нарушение может последовать штраф от партнера или даже уголовная ответственность.
Принцип полноты проверки контрагента
Не стоит подходить к проверке бизнес-партнеров формально. Мало просто скачать выписку из ЕГРЮЛ и запросить учредительные документы — налоговую может не устроить такой подход. Необходимо собрать и проанализировать как можно больше данных, чтобы решение о сотрудничестве было максимально взвешенным.
Без всесторонней проверки легко ошибиться, принять за добросовестную компанию мошенника или, наоборот, по первому сомнительному признаку отсечь надежную фирму.
Принцип актуальности информации о контрагенте
Собрать информацию о компании однажды перед сделкой недостаточно. В долгосрочных отношениях, где фигурируют крупные суммы, информацию нужно постоянно обновлять. Данные устаревают быстро: у контрагента может смениться директор или учредитель, ухудшиться финансовое положение, организация может переехать или попросту обанкротиться.
Включите в договор обязанность партнера уведомлять о важных изменениях, но и сами держите руку на пульсе. Например, можете включить наблюдение за контрагентами в Контур.Фокусе. Сервис будет присылать вам на почту сообщения, если в работе компаний произойдут изменения.
Важно: каждый раз, когда от имени организации действует представитель, а не руководитель — подписывает первичку, допсоглашение или ведет переговоры — запрашивайте и проверяйте доверенности. Старые документы могут потерять актуальность, а новые — не соответствовать требованиям.
Принцип дифференциации рисков
В одном из своих решений Верховный суд указал, что подходы к проверке контрагентов должны различаться в зависимости от вида сделки (определение ВС РФ от 14.05.2020 по делу № А42-7695/2917). Одно дело закупить воду в офис, совсем другое — оформить поставку высокотехнологичной аппаратуры.
Некоторые сделки фирмы совершают регулярно, крупные же договоры заключаются раз в несколько лет. В зависимости от суммы и регулярности сделки критерии должной осмотрительности должны различаться. Нет смысла проверять всю историю владения кулером, но для производственного помещения на сотни квадратных метров это актуально.
Принцип равенства прав участников проверки
Ни один закон не обязывает контрагентов по первому требованию предоставлять всю информацию о себе. У вас есть право запросить документы, а у бизнес-партнера — отказать вам. С одной стороны, такая закрытость должна насторожить, но с другой, возможно, на это есть веские причины.
Если минимальный набор данных удалось собрать по открытым источникам, а партнер выгоден и важен, запросите у него письменный отказ в предоставлении данных — это подстрахует на случай претензий налоговиков.
Иногда выбирать контрагента просто не из кого. Например, компания оказывает уникальную услугу, но есть сомнения в ее благонадежности. В такой ситуации на сотрудничество можно согласиться, но попробовать обезопасить себя условиями в договоре. Платите частями или только после исполнения договора партнером. В отчете о проверке сделайте пометку, почему сотрудничество состоялось, несмотря на негативные факты в биографии фирмы — на случай вопросов от инспекторов.
Принцип разумности сроков проведения проверки контрагента
Проверка бизнес-партнера должна быть своевременной: желательно собрать информацию и запросить документы до сделки. Чтобы укладываться в сроки, пропишите длительность проверки в регламенте, например, от двух до пяти рабочих дней. Так вы будете понимать, сколько времени закладывать на подготовку к сделке. В случае претензий от налоговой это тоже будет плюсом: в инспекции будут понимать, сколько времени вы уделяли изучению данных о партнерах.
Иногда сделку нужно заключить в ближайшие сутки, тогда времени на долгий сбор информации нет. В такой ситуации выручат специальные сервисы проверки контрагентов, один из них —"Контур.Фокус". Сведения из ЕГРЮЛ, бухотчетность, реестры недобросовестных поставщиков, лицензии и многое другое — все найдете в одном сервисе.
